4 claves en los eventos corporativos

Un evento corporativo es un acto organizado por una empresa con el objetivo de motivar a los empleados o de captar y fidelizar nuevos clientes. Asimismo, estos eventos permiten dar una mayor visibilidad y mejorar la reputación de la compañía.
Para organizar un evento debemos prestar atención a cada una de las tres fases de las que consta. Una fase previa, en la que estableceremos cuáles son los objetivos que queremos alcanzar, cómo los vamos a llevar a cabo, qué herramientas vamos a utilizar… Una segunda fase durante la celebración del propio acto, en la que observaremos cómo se está desarrollando todo, y en la que empezaremos a recoger algunas opiniones de los asistentes, y una tercera fase una vez finalizado el evento, en la que recogeremos el resto de dictámenes, valoraremos los resultados y propondremos mejoras para actos futuros.
Pero desarrollar y planificar un buen evento corporativo es una tarea laboriosa, a la que debemos dedicar tiempo y esfuerzo para que el resultado final sea beneficioso tanto para la empresa como para los asistentes. Desde Agencia SIM te proponemos cuatro claves que debes tener en cuenta a la hora de organizar un congreso o conferencia.

Planificación estratégica y medición de resultados

Establecer objetivos y políticas es el primer paso a seguir. Debemos encontrar respuesta a la pregunta: ¿qué queremos lograr con la realización de este evento? A partir de ahí, tenemos que concretar los temas que queremos abordar, definir la estrategia que queremos seguir y elegir al personal adecuado para llevarla a cabo. Toda esta labor de planificación debe estar en concordancia con las estrategias corporativas y de Marketing de la empresa.

Elaborar un seguimiento y una evaluación de los resultados también es otro punto a tener en cuenta. No sólo debemos hacer una valoración a posteriori, sino que en todo momento tenemos que saber cómo se está desarrollando el evento, si se están cumpliendo los objetivos establecidos y si las opiniones están siendo favorables. El impacto en las redes sociales, la experiencia de los asistentes al acto, las notas de prensa y menciones en los medios de comunicación o el interés mostrado por nuestra marca tras el acto son algunos de los instrumentos de medición de resultados más utilizados por las corporaciones.

Uso de las nuevas tecnologías en el evento

En los últimos años, la organización de eventos corporativos ha ido de la mano con los nuevos avances tecnológicos. Las empresas buscan sorprender, y la tecnología les ofrece esa posibilidad. Estos avances permiten una mejor organización y una simplificación de contenidos que logran, sin lugar a dudas, una mayor adaptación a nuestro público.

Las redes sociales, las plataformas de streaming, el video mapping o los webinars han ayudado a convertir este tipo de conferencias en híbridos y dotarles de una perdurabilidad en el tiempo hasta ahora impensable. Dichas herramientas dotan a la compañía organizadora de ventajas como una mayor interacción entre conferenciante y público, un ahorro de costes significativo, mejoras logísticas, la ruptura de la barrera temporal y horaria y, en líneas generales, un mayor grado de satisfacción de los asistentes.

Experiencias y actividades gastronómicas

Son muchas las compañías que intentan relacionar su marca con lo que demanda el cliente a través de experiencias y actividades de todo tipo. A menudo, el desconectar de las obligaciones y cambiar de contexto implica que el cliente desconecte y puede mejorar los resultados de una reunión.

Desde Agencia SIM intentamos fomentar la colaboración, el trabajo en equipo y la confianza entre la empresa y sus clientes a través de actividades experienciales como:
• Talleres culinarios variados: cocina de mercado, internacional, vegetariana…
• Catas de vino
• Experiencias de conducción deportiva
• Cócteles
• Cooking parties
• Talleres de repostería
• Visitas turísticas
• Charlas motivacionales
• Monólogos y cómicos

Personalización y ambientación del recinto

Dedicar gran parte de los recursos a ambientar y acondicionar el lugar del evento a gusto del cliente es clave para conseguir que se convierta en una experiencia global y perdurable en la mente de los asistentes. Así pues, debemos cuidar hasta el último detalle y prestar especial atención a los juegos de luces, la moqueta, los textiles y el mobiliario, los vinilos decorativos o los photocall. Todo ello con tal de lograr el objetivo inicial: plasmar los valores de la marca y aumentar su visibilidad.

Si se tienen en cuenta todas estas claves, podemos asegurar que el evento corporativo será un auténtico éxito en todos los sentidos.

¿Quieres saber más sobre cómo podemos organizar tu evento? Escríbenos y nos pondremos en contacto contigo.