¿Cómo elegir agencia organizadora de eventos?
Cuando hablamos de contar con la ayuda de una agencia organizadora de eventos, el objetivo que se busca desde cualquier empresa es el de conseguir que las expectativas del cliente y de los participantes sean cubiertas o incluso superadas.
Entre las muchas ventajas que ofrece una agencia de organización de eventos se encuentran:
- Favorecerse de su experiencia.
- Apoyarse en la información que maneja en el día a día.
- Aprovechar su agenda de proveedores con garantía de calidad.
- Su dedicación exclusiva a cubrir nuestras exigencias.
El conocimiento y la experiencia adquirida a lo largo del tiempo juegan un papel fundamental a la hora de decantarnos por una agencia u otra. Sin embargo, es indispensable que antes de elegir una agencia organizadora de congresos, actos, reuniones, ferias, etc., se tengan en cuenta los siguientes puntos:
Conocer el área de especialización
Tener puntos de conexión y un enfoque común con la agencia organizadora es primordial. Por ello, que dicha compañía esté familiarizada y conozca de primera mano nuestro negocio, nuestros servicios y el sector al que pertenece nuestra empresa es clave para lograr una cohesión fructífera.
De esta manera nos aseguramos de que nuestras necesidades y exigencias sean comprendidas. Además, de que nuestra idea del evento coincida con la que tiene la agencia. Y es que como dijo Henry Ford: “Llegar juntos es el principio. Mantenerse juntos es el progreso. Trabajar juntos es el éxito”
La experiencia de la agencia y de su personal
El equipo, la profesionalidad de los trabajadores y la experiencia de la agencia organizadora es uno de los puntos que más hay que valorar. De ello depende en gran parte que el evento sea un éxito o todo un fracaso.
Es de suma importancia que los profesionales de la agencia, además de ser expertos en su campo de actuación, sean capaces de adelantarse y resolver las posibles dificultades que puedan surgir. Pero no solo eso, deben ser personas accesibles, que formen equipo con nuestra empresa, para mantener una comunicación óptima y eficiente en todo momento.
Saber qué servicios ofrece la agencia
Conocer hasta dónde puede llegar la agencia, la variedad de prestaciones y funciones que ofrece es otro aspecto a tener en cuenta. Por tanto, es necesario aclarar los servicios que se solicitan. Es decir, si se opta por una gestión específica o por algo más global y valorar bien el alcance de nuestro proyecto y los medios con los que cuenta nuestro proveedor.
En este punto se incluyen tanto los servicios logísticos como técnicos y otros más específicos de producción:
- La búsqueda del emplazamiento del evento
- El transporte
- El alojamiento
- La necesidad de intérpretes o traductores
- Carcetería, marketing asociado, etc.
- Técnicos
- Catering
- Y mucho más…
Preguntar qué incluyen las tarifas de forma detallada
Cada agencia organizadora tiene sus propias tarifas, presupuestos y modalidades de cobro. Es necesario concretar por adelantado en qué consisten esos gastos, si hay cargos adicionales, si se paga por horas o por servicio prestado…
También qué gastos están y no están incluidos en la tarifa inicial o si las comisiones de los proveedores se admiten de forma directa o indirecta. Todo ello se concretará mediante reuniones o conversaciones previas para seguir fomentando la comunicación entre ambas partes y comenzar un proceso de negociación.
En resumen, a la hora de seleccionar una agencia la experiencia, la profesionalidad y la capacidad de crear equipo con nuestra empresa son factores muy importantes a tener en cuenta.
