Evento virtual y cómo organizarlo para que sea un éxito | Agencia SIM
La pandemia a causa de la Covid-19 ha impulsado el auge de los eventos virtuales en el seno de la transformación digital de las empresas, Agencia SIM es tu mejor aliado para el desarrollo y la organización de este tipo de eventos
Hoy, en Agencia SIM, te traemos un tema que puede resultar tremendamente útil para tu empresa, así que no pierdas detalle. El evento virtual es una alternativa perfecta para que tu negocio se enfrente a los tiempos de pandemia que estamos viviendo de una forma mucho más innovadora.
El evento virtual se celebra de manera digital, lo que permite que pueda producirse el encuentro de un número elevado de personas respetando las indicaciones recomendadas por las autoridades sanitarias. La mayor parte de los eventos virtuales hacen uso de diferentes programas para emitir vía streaming, o a través de diversas herramientas que facilitan la retransmisión de estos encuentros. Un evento virtual es la ocasión ideal para comunicar el mensaje que quieras trasladar desde tu empresa hacia los posibles clientes potenciales, con el objetivo de generar ingresos y engagement. Posibilita que personas que se encuentran distanciadas físicamente puedan interactuar entre sí a tiempo real y ahorrando costes. De este modo, el evento virtual es una opción sencilla y muy económica para tu bolsillo a la hora de establecer encuentros entre ponentes y asistentes.
En Agencia SIM somos conscientes de la importancia que tiene el evento virtual en la actualidad dentro del mundo empresarial. Por ello, nos encargamos de que todo vaya sobre ruedas adaptándonos a las necesidades de tu empresa. Incluso nos dirigimos a directivos y a perfiles más exclusivos que, en ocasiones, pueden resultar de difícil acceso. Esto proporcionará a tu empresa el impulso necesario para que tenga lugar la optimización de la misma.
Objetivos del evento virtual
El evento virtual persigue el mismo objetivo principal que un evento físico, el de comunicar el mensaje de tu corporación para atraer a posibles clientes potenciales. Tiene la ventaja de que hace posible que ponentes que están muy demandados y cuenten con poca disponibilidad, puedan participar en tu evento virtual. De este modo, se acerca al ponente con el cliente de una forma mucho más directa e inmediata.
El evento virtual permite crear un producto que puede ser grabado, compartido y utilizado como un instrumento de generación de leads durante mucho tiempo después del lanzamiento inicial en directo. Es primordial que para que tu evento virtual se desarrolle con éxito, trabajes al unísono con los facilitadores, los presentadores y todo el equipo que está detrás del mismo, y que hacen posible que se puedan trazar los objetivos. Supone la oportunidad perfecta para que forjes una experiencia virtual minuciosa e interactiva, con contenidos de interés, que capten la atención de posibles clientes potenciales.
¿Qué plataforma elegir para llevar a cabo el evento virtual?
La tecnología se ha convertido en el mejor aliado de las empresas en estos últimos años. Por ello, es importante que escojas la plataforma que mejor se adapte a las necesidades pertinentes para llevar a cabo el evento virtual que desees. La proliferación de herramientas tecnológicas ha desembocado en un incremento exponencial de eventos virtuales, que a su vez, se han visto reforzados por la Covid-19.
Existen una gran variedad de herramientas muy útiles, como Skype, Microsoft Teams o Webex, en el caso de que estés planeando organizar un evento virtual más sencillo. Por otro lado, encontramos a Zoom -el gran demandado durante la cuarentena-, que ofrece mensajería instantánea, registro y monitoreo de los asistentes. Es el aliado perfecto para llevar a cabo talleres de carácter informativo, en los que busquemos la interacción. También está Moodle, una plataforma de naturaleza educativa open-source de e-learning, que permite integrar material visual y sonoro. Otras opciones muy competentes son Google Meet, o Vimeo.
Convocatoria de asistentes al evento
Es posible que a priori te parezca algo caótico convocar a todos los asistentes de tu evento virtual, pero únicamente es cuestión de organización. De este modo, desde Agencia SIM, como expertos en la organización de eventos, te traemos algunos tips que te ayudarán con la convocatoria.
- Campañas de email que fomentan las inscripciones a la par que mantienen informados a los asistentes en las diferentes etapas del evento. Puedes enviar emails personalizados, seleccionar cuándo lo envías y cribar los asistentes en función de la base de datos pertinente.
- Aplicación móvil para eventos disponibles en iOS y Android. Por ejemplo, la app de Meetmaps permite ver sesiones en streaming y, además, contiene una agenda con enlaces de contenido al alcance de los asistentes.
- Incorporación de un portal web para streaming a la plataforma, que permite gestionar el evento virtual.
- El registro online de los asistentes, útil para tus asistentes y para tu empresa, puesto que recopila toda la información necesaria.
- En el propio sitio web detu evento, el cual debe contar con un cronograma y la agenda de tu evento, mostrar a los diferentes ponentes y marcar la opción de registro.
Post evento virtual
Es importante que te pongas en las mejores manos. Por eso, en Agencia SIM, te ofrecemos la ayuda y el asesoramiento necesarios para que tu evento virtual sea un verdadero éxito, cuidando todos y cada uno de los detalles. Cabe destacar que una óptima gestión de un evento virtual no finaliza cuando se corta la videoconferencia, sino que has de seguir unas pautas como agradecimiento a tus asistentes. Entre ellas se encuentran las siguientes:
- Compartir la grabación del evento con la menor demora posible
- Adjuntar contenido extra y de valor cuando envíes dicha grabación
- Proceder con la redacción de un artículo que sirva como resumen de los puntos más reseñables
- Divulgar los resultados obtenidos en el evento virtual
El equipo de Agencia SIM te garantiza profesionalidad y eficiencia a la hora de realizar y orquestar el evento virtual de tu empresa, gracias a nuestros extensos conocimientos dentro de esta competencia. No dejes que tu compañía quede desfasada y adáptate a esta herramienta que está en auge para mejorar el engagement de una manera mucho más fresca.
